大学職員が現場で担う学生対応を現役職員が解説します【仕事紹介】

大学職員に転職したいひと『2019年だけで49名が大学職員に内定しているノウハウって何ですか？現役大学職員の人から全部知りたいです。』

そんな疑問にお答えします。

本記事の内容

弊ブログから2019年度の大学職員内定者数が好調です。

11月中旬時点ですでに49名が内定済み。2018年の16名と合わせると65名が大学職員へと転職しました。

ネット上では、現役の大学職員が転職ノウハウを無料で全公開しているブログが少ないので、お役に立てていると嬉しい次第です。

今日は、そんな大学職員への転職ノウハウのなかでも、学生支援や対応について記事を書いてみました。

大学で最も大切にされるべきは学生であり、大学職員のすべての仕事が何かしら学生に関わっています。

学部事務所であれば、ダイレクトに学生と関わります。

経理課であっても、学費業務は学生と保護者の接点ですし、国からの補助金担当はそれが学生への教育の充実に繋がります。

大学職員への転職のコツとして、自分が希望する仕事がどう学生と関わるのかイメージすることは重要です。

次は、あなたが大学職員に転職する順番ですから、今日の記事で内定へのノウハウを掴んでみてください。

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大学職員に内定したいなら『学生支援』を知っておくべき理由

大学職員の仕事において、教育のサポートをすることはあっても、『教育に直接』携わることはありません。

コレ、大学職員の転職相談を、LINE＠（2,200名以上が登録済み）で受けることがありますが、多くの方が勘違いしているポイントなんですよね。

大学の意思決定において、ほとんどの場面で教員＞事務職員です。

特に、カリキュラムやその他教育に関わることは、教員の専権事項であり、事務なんかが口出しするなんてと思っている教員は多いです。

ただ、そうは言っても、教員は教育のプロですが、運営のプロではありませんから、周辺事務を事務職員がやってあげないと大学が回らないのも事実。

その時に、事務職員として大学の仕事にどう関わっていくかとうことの理解が、大学職員への転職の合否を分けるポイントです。

今日の記事では、事務職員が一次対応を行うことの多い、学生支援や対応についてまとめてみました。

大学職員は『教育』はできないけども、支援はできる！【仕事の醍醐味？】

窓口機能を持っている部門の大学職員において、学生と直接やりとりする教学支援は重要な業務のひとつです。

『この単位で卒業できますか？』

とうような抽象的な相談から、学部のカリキュラムや科目の履修方法、卒業要件に関わる相談など、学部事務所を主としてさまざまな相談が寄せられます。

多くの私立大学において、教員は教育に専念し、カリキュラムの指導や細かい履修条件などのアドバイスは事務職員がやるという棲み分けが行われています。

稀に、歴史の浅い学部などでは、カリキュラム策定の細かい部分から教員が携わっていて、職員並に詳しい教員もいますが、基本的には教員は自分の分野以外は素人です。

そのため、窓口機能のある部門の事務職員においては、全体を俯瞰した学生の履修状況の把握や、細かい受講条件について知っておく必要があります。

特に、Aの科目を履修していたらBは履修できないとか、Aの科目はCという分野の卒業要件としてカウントされるとか、学部によって状況はさまざまです。

ただ、そのような複雑な履修カリキュラムの場合、事務職員が学生が納得できるレベルまで説明する必要がありますから、細かい部分まで把握しておく必要があるのです。

もしこの部分を適当に回答してしまうと、学生が卒業できなかったり、教育実習に行けなくなるなど、重大な問題となってしまいます。

それだけ、教務支援は、事務職員が専門性を持って担うべき業務だると言えるのです。

仕事のミスがすぐ発覚した場合はリカバリーできますが、時間が過ぎてしまうと身動きが取れなくなっていることも多い為、このあたりは事務職員としてプレッシャーのある業務であると言えるのです。

事務職員は、定められたカリキュラムや卒業などの要件（教授会決定事項）を運用します。

ただ、決定する権限はありません。

そのため、学生からの相談で不明な点は教務主任などの教員との連携を密に行うことも重要であり、全体を見渡した仕事をしていく必要があります。

弊ブログからは、2018〜2024年で407名が大学職員へと転職しました。

大学職員の転職は情報戦です。自分の知らないうちに求人が出ていることを避けないといけません。

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早めの登録と活用がポイントになります。

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大学職員が学生と直接関わる『カウンセリング業務』や『キャリア支援』

学生の日常生活におけるサポートや就職活動の支援も事務職員が行う重要な学生支援業務となります。

高校生のときを思い返すと、このような相談業務はすべて教員がやっていましたが、大学になると一次対応は事務職員の仕事です。

大学の教員のメインの仕事は教育と研究であり、日常業務のひとつとして学生の相談をオープンに受け付けることはありません。（ゼミ生などを除く）

そうなると、日常生活に関わる支援においては、経済上の理由や学生自身の身体・心理に関わる相談、またこれらを理由とする休学の相談など、慎個別の状況に応じた支援や相談を事務職員が行います。

事務職員なので、奨学金を担当する部局との連携や、またカウンセリングを担当する専門部局と連携するなど、学生個々の事由に対して丁寧に対応していくことが必要とされます。

最終的には、学生主任などの教員との連携を行いますが、今度どのような支援が必要なのかロードマップを考えるのは事務職員の仕事です。

また、学生の就職支援も事務職員が行う重要な学生支援業務となります。

多くの大学の場合、就職支援というよりは、大学院進学なども含めた『キャリア支援』ということが多く、注意が必要です。

学部事務室でもキャリアに関わる相談については対応しますが、支援体制と就職関係データが整備されているキャリアセンターのような部局が専門であることが多い為、それらと連携しながら学部教育に紐付けたキャリア支援の企画や、学部教員へのキャリアガイダンスなどを企画していきます。

教員もキャリア担当教員というような役職者はいるのですが、基本的にはこの部分は事務職員が主導であることが多く、中途採用などの知見を活かせる機会でもあります。

面接では、そのような『具体的な働き方』をきちんと理解しておくのが大切ですから、自分の面接用の引き出しを増やしていってください。

学生支援に必要な能力を現役大学職員が考える【面接に合格するために】

大学職員の転職面接において、学生支援を行う上で職員に求められる能力について現役大学職員が考えてみました。

大学職員の面接を通過するために重要なのは、『事務職員としての働き方を理解しているか』という点です。

大学教員は教育のプロですが、カリキュラム全体や履修に詳しいわけでもなく、休学などのシステムに精通していることもありません。

そこで、事務職員として大切なのは、教員をいかに事務的な側面からサポートするかどうかということ。

事務職員というシステムや事務面のプロフェッショナルとして、教職協働に取り組む姿勢が面接で評価されるのです。

特に、教員はゼミを担当し、ゼミに所属する学生について教学支援、学生生活支援、キャリア支援を行ってはいす。

しかしながら、事務職員と学生は窓口対応におけるコミュニケーションではありますが、休学や退学、復学、その他履修に関することなど、『教員がわからないこと』をサポートする役割を担っています。

事務職員であるからこその専門性。

それは、教育のプロフェッショナルである教員に『知識面』で専門性を競うのではなく、『学生の悩みを学部のシステムへ上手く当てはめながら運用する』専門性を高めることが重要です。

学生の悩みに寄り添いながら、できること出来ないことを仕分けし、その上で窓口業務として過去の事例と比べて不公平にならないように差配する。

そんな、全体を見渡した対応を行う能力が、事務職員の相談業務には必要とされています。