【仕事内容】大学職員の『総務』に転職したい人が知っておくノウハウ

大学職員に転職したいひと『今の仕事が営業ではなくて管理部門系なので、大学職員としても総務に転職したいです。いい志望動機を教えて下さい！』

そんなご要望にお答えします。

本記事の内容

大学職員へ転職したい！と思っていただく方は非常に多いです。

弊ブログからは、2018年に16名、2019年は9月末時点で43名が大学職員へと内定しました。

内定者の方にアドバイスしているのは一貫しており、大学職員という仕事を深く理解してほしいということです。

大学職員の志望動機を何気なく書くと、とても抽象的になってしまい、それでは通過しません。

このブログでは、大学職員に合格できる志望動機を書くことを目的にさまざまな部署の仕事などを具体的に公開してきました。

今日は、大学職員として総務系部門で働きたいひと向けに、具体的な仕事内容を紹介します。

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大学職員として『総務』で働くために知っておきたいこと【仕事内容】

『大学職員』と聞いてどのような部署が思い浮かびますでしょうか。

大学受験をを検討する高校生がオープンキャンパスや入試で一番最初に関わる学校の顔が「入試広報課」。

実際に大学へ通っている学生が単位や時間割のことで相談に行くのは「教務課」。証明書の発行やサークル活動について相談に行くのは「学生課」。

大学には、非常にさまざまな部門があります。

大学職員になりたいひとからすると、この部門の多さは大きなプラスであり、それは現職で培った能力をどこで活かすか、さまざまな部門のなかからマッチングできるからです。

今日は、『総務系部門』について、大学職員に転職できるように具体的な仕事内容を公開したいと思います。

総務課は決して表に出る部署ではありませんが、影で学校を支える重要な存在です。

学校法人の総務系部門ってどんな仕事をしている？

学費の管理や教職員の勤怠管理、学生の奨学金申請、学内の物品管理等、総務課の仕事は多岐に渡ります。

その中でも学校へ入って来るお金として最も大きい「学費の管理」には細心の注意を払わなければなりません。

（大きな大学となると、学費系の管理は財務課や経理課が担っていることも多いです。ただ、それも『法人系部門』としては総務課と同一です。）

大学の部門には、教学系部門（学部事務所など）・法人系部門（総務課・管理課など）と大きく2つに分けられています。

教務系部門での人気の記事はこちら。

学費管理としては、保護者の方が自分の子どもの将来のためにと振り込んでいただく学費の徴収がメイン業務です。

中には納期を過ぎても学費が振り込まれず、保護者の方へ直接電話で確認をする場合がありますが、保護者の中には収入が少なく、どうしても子どもの学費を捻出することが出来ないといった方もいらっしゃいます。

学則上では、期日までに学費が払えない場合は除籍となると定められているため、期限ギリギリとなるとさまざまな相談が寄せられます。

しかし、毎日楽しそうに大学に来ていて授業態度も成績も良い、そんな学生が学費を払えないという理由だけで学校に来られなくなってしまうのは辛いものです。

しかし、大学を永続させていくためには、学費は必ず徴収しなければなりません。

そのため、保護者の方、時にはゼミ教員も交えて面談や検討を重ね、学生の住む市区町村で補助金制度はないのか、奨学金申請はできるのか、など様々な可能性を探ることも仕事としてあります。

奨学金業務は、総務課や経理課ではなく、学生部門マターであることも多いですが、このような連携は事務職員である大学職員でしかできないものです。

さまざまな部門と調整や検討をしながら、働いてくという働き方や能力が求められます。

総務系部門でのやりがいや大変なこと【中途採用の民間経験をどう活かすか？】

大学職員として働いていると、部門によって相談の質がことなることが分かります。

国際系部門であれば留学先の相談、教務系部門であれば単位取得の相談と、基本的にはポジティブであったりお金に困っている学生の相談は少ないです。

（学部事務所ともなれば、学費が払えない問題などの相談はもちろんありますが・・・）

ただ、それが総務系部門や学生対応系部門となると、深刻な相談となってしまうことは往々にしてあります。

例えば、父親が長期で入院したため学費の支払いが困難になってしまった学生がいました。

その学生は毎日アルバイトをしながら家計を支えていたのですが、アルバイト費用だけでは支払いの目途が立たず、ある日保護者と一緒に退学の申し出に来たことがあります。

授業やサークル活動にも熱心だった学生が退学の意志を示すということは、本人が泣いてしまっていることからも非常に重い状況です。

しかしそこから学生支援部門の担当者と連携しつつ、その学生が住んでいる市の助成金を調べて市役所へ問い合わせを行ったり、大学内での奨学金を仕様したプランを作成したり、毎日その学生のために手を尽くした結果、無事に支払いの目処がつき、学生は最終的に卒業することができました。

卒業が決まった時、再び保護者と共に総務課を訪れ、「あの時諦めなくてよかった、あなた達のおかげで卒業することができた。本当にありがとう。このことはずっと忘れません。」と言われた瞬間は今でも忘れることができない大きな経験です。

総務課は普段、直接学生に関わることはない部署です。

しかし学生や教職員がどうしたら毎日快適に学校生活を送ることが出来るのかを考え、日々手を尽しています。

自分が学生の将来をサポートすることができたとき、笑顔で学生達が卒業していくとき、それが私にとっての喜びで、とても大きなやりがいを感じる瞬間であると思います。

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総務系部門はステークホルダーとどのように関わるのか【面接ネタ】

普段、学生と接する機会があまりない総務系事務職員にとって、学生や学内の異変をすぐに察知することは難しいことです。

（これは法人系部門の全員に当てはまりますが・・・）

そのため、学内を管理する総務課であれば、定期的に行われる教員との総務系会議は欠かすことができない重要な情報収集の場となります。

○月○日の○○会議で承認（議案多すぎて審議時間1分）されてるからやってくださいと言うために大学の会議があり、会議は少ないほうが当然良いけれど会議承認がないと動かない（動けない）人間が多いのも大学の特徴ですよね。

究極の合議主義だから会議少なくして云々は上手くイメージがあまりない。 https://t.co/EVwsHEhqvy

— 暇な大学職員@今年43人が内定・転職済み (@univadm) September 25, 2019

大学は極端な会議文化であり、異常に会議が多いです。

もちろん、デメリットでもありますが、総務系事務職員であれば連絡会議のようなものは大学の様子を把握する貴重な機会。

教員の中にも学部ごとに「総務担当」や「教務担当」、「学生担当」などが役割として存在し、それぞれの担当教員が会議の場で事務局に要望を伝え、情報の共有を図るのです。

例えば、備品の管理に関する会議であれば、普段から備品を使用し、学生と一緒に関わっているのは大学教員になります。

（大きな大学であれば、PC担当部署、教務系施設担当部署というように分業になっております）

あの教室の教卓が壊れているから取り換えてほしい、あの階のトイレの流れが不調だ、あの学生が最近あまり学校に来ていない、など現場の声をくみ取り、学生や教職員が快適に学校生活を送ることができるようにサポートをします。「そういえば最近学校綺麗だね」、「いつの間にかあそこのトイレ直ってたよ」という「そういえば」「いつの間にか」の影には総務課あり、なのです。

ただ、学生からの問い合わせを受けることは少ない総務課ですが、保護者の方からの問い合わせを受けることはとても多いです。

保護者が知りたい学費や奨学金などのお金のことや、検定の申請に関する手続きは総務課（経理系部門）で行う大学もあります。

特に学費に関することや奨学金に関することはケースにより対処が異なるため、保護者の方の話を丁寧に聞き、必要があれば関係機関を紹介します。

イレギュラー対応が多いのも、特徴の部署です。

法人部門で勤務していると、学生の顔は見えないですが、学生や教員の要望を汲み取り、それがひいては大学全体が良くなっていくだという気概をもって働けると思います。

大学職員の転職面接での管理部門（総務系）経験の活かし方【ノウハウ】

このように総務課は、保護者の方や教職員と多く関わるため、相互に信頼関係を築くことが必要になります。

相手の言葉をしっかりと聞き問題点や改善点を丁寧に相手と一緒に模索していく、コミュニケーション能力は欠かすことができません。

また、新しい情報を機敏に察知する能力が必要です。

特に市区町村や一般企業の補助金は常に新しい情報が更新され、今までは借用できず学費が支払えなかった保護者の方が、申請基準の改正により補助金を借用でき学費が払えるようになった、という事例もあります。

また、学生名義でお金を借用することが出来る日本学生支援機構の奨学金でも、低所得世帯を対象とした給付型奨学金が2017年にスタートしました。

自ら情報収集することで、今まで学生が諦めなければならなかったことが出来るようになる、学生の将来への選択肢を広げる手伝いをすることができる部門なのです。

総務系部門を担当してきたから言える、一緒に働きたいのはこんなひと【まとめ】

総務課の仕事は多岐に渡りますが、その役割の多くは決して表には出ないものです。

しかし、学生や教職員の「困った」を解決する総務課は、まさに「縁の下の力持ち」。

学生や教職員、校内に常に気を配り、「何かここおかしいな」と気づくことができる人材はまさに総務課にとって必要な存在です。

また、総務課のみならず、大学職員は学生の日々の成長を保護者の方より間近で見ることができます。

入学の時からずっと見てきた学生が笑顔で卒業していく瞬間は、何回経験しても何物にも代えられない感動的な瞬間です。

学生の成長を自分のことのように喜び、「何かしてあげたい」と思う気持ちは、大学職員として一番大切な気持ちですから、民間企業にはないやりがいや楽しさがあります。

大学職員という仕事はワークライフバランスに優れているというのもありますが、学生の成長を毎年感じることができるフレッシュな仕事なのです。

弊ブログからは、2018〜2024年で407名が大学職員へと転職しました。

大学職員の転職は情報戦です。自分の知らないうちに求人が出ていることを避けないといけません。

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