仕事内容 転職ノウハウ

事務職が仕事のミスを隠蔽するならこのツールを使っとけばOK

 

ミスを隠蔽したいひと『なんとか、ミスを隠蔽してしのぎ切る方法はありませんでしょうか?至急です。

 

そんな疑問にお答えします。

 

本記事の内容

  • 事務系総合職という、ミスが生じやすい職場での隠蔽工作
  • ミスをするということ

 

普段、大学職員向けの転職ブログを細々と運営している、暇な大学職員(@univadm)です。

 

大学には営業という概念がなく、ひたすら大学が動いていくための下支え事務をこなしています。

 

大学職員の仕事は、ひたすら事務作業なのですが、マニュアル等が整備されていることはほぼなく、口伝や担当者の経験で業務が進んでいきます。

 

そんなとき、業務で隣り合わせなのが、『事務ミス』。

 

 

こんな感じの入力ミスや確認ミスは、大学職員にもあるあるです。

 

ただ、市民税や固定資産税などの日々変わっていく税制に関わる公務員のように、カネに関わるミスは少なめなのが大学職員ですが・・・

 

その割には、コスパがいい仕事だとは思うので、弊ブログからは累計170名以上が大学職員に転職しました。

 

まとめ
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私自身、ミスに気づいたときには『どうやって隠蔽しようかな』とまず考える人間なのですが、社会人にあるあるな事務ミスについて今日は書いてみようと思います。

 

記事に進んでいく前に…

今の仕事を辞めたい…一生続くか不安だ…と感じたら、ひとりで悩まずに転職のプロへ『とりあえず相談してみる』というスタンスが大切です。
 

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【至急の対応】仕事のミスを隠蔽したい人はまず先にここを見て

 

この記事を読まれたあなた、なにかやらかしましたかね。。。

 

ミスの度合いによりますが、ミスを過度に叱責されたり、大学職員のようにノルマがないのでミスをあげつらうぐらいしかやることのない仕事だと、まずミス発覚したら『隠蔽しよう』と思うのは自然なことです。

 

事務系総合職として大学職員を長くやっている私自身、大小様々なミスをして成長してきました。

 

ミスの隠蔽方法としては、

 

  • とりあえず、全然関係ない人のせいにする
  • とりあえず、いまはこの部署にいない前任のせいにする
  • ミスの元凶となったデータファイルを弄ってみる
  • 翌日から精神を病んだことにして長期休暇にはいる

 

などなど、人間の歴史において、ミスしたときの対処方法は多々編み出されてきています。

 

ミスを隠蔽することによって誰かが金銭的に損をしたりするのであれば、さすがに隠蔽しないほうが良いとは思いますが、社内処理でなんとかなるような事象であれば、埋めてしまったほうが上手くいくことも。

 

特に、WordやExcelの最終更新者を戻したいと思ったとき、簡単にバックアップファイルにアクセスできない状況であれば、その場しのぎでも書き換えておきたいと思うのは人情というものでしょう。

 

そういうのって、探せば結構あるんですよね。

 

《EzFileAge》は、ファイルやフォルダの日時や属性を変更するツールです。

ファイルやフォルダの日時や属性を変更できます。
フォルダ内のファイルの日時や属性もまとめて変更できます。
更新日時に加え作成日時も変更できます。Exif データの日時も変更できます。
日時を指定しただけ増減することもできます。

 

フリーソフトなどのダウンロードサイトであるVectorには、WordやExcelファイルの日付や属性を変更できるフリーソフトがいっぱい。

 

最終印刷者などの普段は目につきにくい情報まで変更してくれるようなソフトウェアもありますから、とりあえず一時しのぎしたいひとには便利かもしれません。

 

ファイルが壊れたことにする仕事のミスの隠蔽ワザ

 

Macのデフォルトの壁紙である、上記のような画像があったとします。

 

このファイル形式は、『.png』です。

 

じゃあ、これを、拡張子表示させて、全然関係ない『重要会議資料.doc』と拡張子まで全然違うものにしたらどうなるでしょうか。

 

 

画像ファイルをWordファイルの拡張子にするということです。

 

 

あら、不思議・・・一見すると完全に壊れたようなファイルの出来上がりです。

 

締め切りまでにファイルが出来上がらなかったとき、とりあえずソレっぽい名前を付けて送ってしまえば、時間が稼げるかもしれません。

 

仕事のミスはトリアージしてから隠蔽するか決める【先に報告するな】

 

【トリアージ】
トリアージとは、「傷病者など治療を受ける必要のある人々の、診療や看護を受ける順番などを決定する診療前の1つの過程」です。 「トリアージ」と聞くと、災害や多数傷病者発生事案での使用を想像してしまいがちですが、日常の救急外来や初診受付、あるいは救急現場、電話相談などで幅広く使用されています。

 

要は、順位付けですね。

 

ミスの処理をする場合、この順位付けが非常に重要です。

 

 

Googleの予測検索で、こんなこと検索してる場合なら、即報告したほうがいいですね。

 

多分、億のミスを隠蔽すると会社規模によっては、会社なくなっちゃいます。そしたら、たぶん犯罪者行きです。

 

  • 隠蔽すると明らかに相手方が被害を被るもの
  • 隠蔽しても自社は損するかもしれないけど、相手に被害はないもの
  • 隠蔽しなかったら、そのリカバリーにおいて社内で調整工数が発生するもの
  • 正規の手順に則ってはないけど、隠蔽しても誰も気づかないもの

 

ミスの種類はさまざまです。隠蔽して相手方に金銭的なダメージが発生するなら、即報告したほうが身のためですよね。

 

上司の家にガソリンをまいて放火しようとしたとして逮捕された山梨県笛吹市役所の職員の男について甲府地検は、9月18日殺人予備や放火予備などの罪で起訴しました。
(中略)
ガソリンは市役所の倉庫から盗んだもので捜査関係者によりますと馬場被告は放火未遂の疑いで逮捕された際「自分の仕事でのミスを隠すため火をつけて殺害しようとした」という趣旨の供述をしていたということです。

 

上司の家に火をつけて焼死させ、ミスの責任を死人に口なしの上司に押し付けるという隠蔽者としては最上位のこんな人もいらっしゃいます。

 

ミスにはさまざまなレベルがありますが、基本的には担当業務は担当者である自分が一番詳しいはずです。

 

そうなると、このミスは報告しないとあとあとめんどうなことになるけど、このミスはこのまま黙ってれば誰も気づかずに流れていくという勘所は分かっているはずです。

 

その線引をはっきりさせ、ミスはミスで自分のなかで教訓化しながらも、リカバリーがめんどうなので上手く隠蔽してしまうという選択肢も有りだとは思います。

 

事務職の仕事のミスを正直に報告してもメリットは少ない

 

前職は、社畜系民間企業において、営業担当をやっていました。

 

営業だと、ミスはモロに客先に影響でるので、なかなか隠蔽するのは難しいです。

 

『そのスペックで動きますよ!』と思ってみたけど、実際工事が始まって据え付けられたら全然スペック違ったとか、工事系の企業であればミスがモロに工期に影響します。

 

そもそも、物理的に嵌まらないものを、隠蔽しようが無いですし。。。まあそのときはとりあえずひたすら土下座するぐらいでしょうか。

 

そんな、社畜系民間企業での納期やノルマ、客先との調整というのに疲れて、ひたすら楽な仕事がしたく大学職員に転職しました。

 

大学職員に転職して思ったのは、非効率な事務手順や細かい慣例が多く、営業のようにスペック選定→見積→売るというような単純な図式で仕事が進まないことです。

 

また、業務が属人化すぎて、いまでは年間の総残業時間30時間、有給休暇全消化というホワイトまったりを体現してますが、初年度は業務の意味がまじで不明でした。

 

そんな属人化業務なので、ミスも発生しますし、そのミスを処理するのも自分です。

 

となってくると、ミスが発生していちいち報告してたら、上司から詰められたりしてるだけの時間が無駄なので、極力隠蔽しておこうという思考になってきます。

 

事務職の場合、ミスを見つけて処理するのも自分。となれば、報告してる時間ももったいないし、自分が業務一番詳しいからなんとかして埋めてしまおうという考えになります。

 

事務職なので、その業務を知っているのが主に自分だけという状況や、形骸化した決裁であればそんなの✕✕✕✕してなんとか隠蔽するかという考えに至りやすいような気がします。(自分だけかな・・・)

 

とは言え、大学職員に転職して、自分の発注ミスで工事が進まないというような大きなプレッシャーは皆無で、ミスといっても書類上の不備が多いので気楽なものです。

 

まあこの人の気持も分からないでもない、、、そんなことを考えなくていい大学職員になれたのは幸運でした。

 

このブログから209人が大学職員に内定しました

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大学職員を目指せるエージェントのまとめ

 

弊ブログからは、2018〜2021年で209名が大学職員へと転職しました。

 

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仕事のミスをしても死なないから他人のミスには寛容に【一緒に隠蔽】

 

大学職員ってノルマや目標がない分、評価基準が曖昧です。

 

仕事のやり方も人それぞれで、私の場合は『とにかく最低限を最も工数のかからない方法でこなし、ひたすらプライベートを充実させる』というのが行動原理です。余計な仕事は一切やらないと決めています。

 

評価基準が曖昧な分、『なんか気に入らないから』という理由で怒鳴り散らすキ●ガイ事務職員も確かに存在し、典型的なムラ社会が大学職員であると言えます。

 

特に、人の些細なミスをあげつらう人間も多いので、ミスは上手く隠蔽してしまったほうが楽というのもあります。

 

そんなキ●ガイ事務職員が怒鳴り散らしているのを聞くと、別にのんびりしてても誰でも年収1,000万円に到達するんだし、なにキレてんだろうとしか思えません。

 

まとめ
大学職員の年収ランキング|現役が解説する内部情報【2021年版】

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せっかく、こんなノルマも目標もない仕事に就いてるんだし、みんな仲良くしたらいいのにという感じですね。

 

なので、私の場合、人のミスは絶対責めないように気をつけています。

 

むしろ、かつての自分の担当業務であったならば、こうやったら上手く処理できますというアドバイスをすることで、感謝されることもあります。

 

大学職員の場合、『それ、私の担当じゃないので』と平気で言い切る人種も多く、右も左も分からない真面目な新卒などは潰れていきやすい職場です。

 

人のミスを責めず、上手く処理できるアドバイスを続けていくと、こっちの急なお願いやミスを相手方がキレイに処理してくれてたりとWin-Winの関係になるので、オススメです。

 

特に、銀行などの金融から転職してきた大学職員の人は、銀行の書類事故に比べたらプレッシャーが皆無すぎて最高と口を揃えて言っています。

 

毎日毎日、強いプレッシャーを受けながら仕事をしてたら、人は荒んできますから、気楽に働ける大学職員という仕事を選べたことはとてもラッキーでした。

 

事務職の仕事はミスをしたほうが成長する【隠蔽しつつ報告しつつ】

 

事務職の仕事、特に大学職員の仕事は、年間スケジュールに沿って物事が動いてきます。

 

業務が勘や経験を口伝のことが多く、マニュアル書や引継ぎ書などは基本的にありません。

 

正直、めんどくさいので自分自身も大したものを作ってません。

 

ただ、大学職員のような事務職であれば、一年間は苦労してみることで、来年から驚くほど楽になることは多いです。

 

去年はこの部分で苦労したから、今年はこのデータを早めに依頼しておこうや、この部分の仕事は3ヶ月前の●●●な部分と関わっているんだなど、関連性が見えてきます。

 

この関連性を見つけていくと、業務の進め方やこの部分でミスが起こりやすいから早めに対策しておこうという気付きが早くなります。

 

また、ミスが起きたときも、そのミスの波及先を見極めることができ、どの部分でリカバリーできるのか、正直、隠蔽しておいても別に大した影響はないのかなどの判断も早くなります。

 

本当にやばいミスはさっさと報告して上司にボールを投げたほうが楽なこともあますし、業務になれていれば隠蔽してしまって来年度の教訓としておくことも可能です。

 

これも、大学職員という仕事が大学を運営するという究極の内向き理論に基づいて、行われているからだと思います。

 

その大学運営において、たしかに法令なども存在しますが、仕事をするうえで意識したことがないので全くわかりませんし、分かろうとも正直思っていません。

 

業務が『前例踏襲』ですから、去年はこうでした。今年はその去年をベースに、こうやったら楽になるから改善してみようという感じで仕事をしています。

 

ただ、これが公務員の税金関係ではそうはいきませんよね。徴収しすぎていたら返さないといけませんし、仕事には法律という根拠を求められます。

 

そんな、プレッシャーは全くないのが大学職員に転職して良かった部分です。仕事で悩むことが皆無というのは、精神衛生上、素晴らしいことだと思っています。

 

内部情報
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ゆとり世代です。大手企業の社畜から大学職員への転職組。TOEICは300点前半。ごく普通の社畜リーマンやってました。現役大学職員の年収や働き方を晒しています。大学職員へ、民間企業からの転職組が増えますように。

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